In-Person Activations

Las In-Person activations son eventos alojados en un lugar físico; puedes añadir la dirección del evento para que los asistentes sepan a dónde ir. Cuando los invitados realizan RSVP, se genera un ticket digital para su entrada.

Solo los usuarios con acceso a las aplicaciones de XRHub y con los permisos apropiados —como Activation Managers o administradores— están autorizados para crear y visualizar In-Person activations.

Creación de activaciones físicas

Para comenzar, navega a la pestaña Activations y selecciona Create Activation.

Esto abre la interfaz de creación de activations, donde puedes configurar lo siguiente:

• Nombre y descripción de la activation
• Configuración de privacidad
• Tipo de activation (virtual, in-person o hybrid)
• Parámetros de ubicación y programación

Privacy

Elige el nivel de visibilidad apropiado para tu activation:

• Public: Accesible para todos los usuarios de la plataforma y listada automáticamente en la pestaña Community.
• Private: Restringida a participantes invitados o usuarios con permisos explícitos de acceso.
• Unlisted: No se lista públicamente; solo es accesible para quienes reciben el enlace directo de la activation.

Activation Types

Elige el formato de activation que deseas configurar, en este caso In-Person:

• Virtual: Realizada completamente en línea dentro del entorno digital de XRHub.
• Hybrid: Combina participación virtual y presencial.
• In-Person: Se lleva a cabo exclusivamente en una ubicación física.

Information

Completa la información necesaria para la activation:

• Name: Un título claro y descriptivo.
• Description: Un resumen conciso del tema u objetivos de la sesión.
• Timezone: Garantiza una programación precisa en distintas regiones.
• Start Date / Time: Especifica cuándo comienza la activation.
• End Date / Time: Define la duración de la sesión.
• Recurrence:
  • Does not repeat: Evento de una sola ocasión.
  • Daily / Weekly / Monthly: Genera sesiones recurrentes automáticamente.
• Tags: Palabras clave para mejorar la descubribilidad (p. ej., “Workshop”, “Training”, “Networking”).
• Category: Se utiliza para categorizar las activaciones en la pestaña Comunidad, lo que facilita la navegación por tema o colección.
• Physical Address:
  • Country, State/Province & City – Detalles de ubicación
  • Street Address – Dirección del lugar
  • Location Name – p. ej., Convention Center
  • Postal Code – Código postal o ZIP
• Image/Video Upload: Agrega recursos visuales. Formatos soportados:
  • Images: JPEG, JPG, PNG, WebP
  • Videos: MP4, WebM, OGG, MOV
  • Max file size: 5MB
  • Recommended aspect ratio: 16:9

Después de esto, puedes publicar la activation tal como está o continuar refinándola en la sección de gestión de activations.

Managing and Publishing your In-Person Activations

Cuando creas una activation, se guarda automáticamente como Draft. Los drafts permanecen ocultos para los asistentes hasta que se publican.

Desde el Activations Dashboard, puedes gestionar tus drafts mediante el menú de acciones rápidas.

Haz clic en el botón Manage del menú desplegable para abrir la página de configuración o publicar tu activation.

El menú superior de navegación da acceso a pestañas especializadas para controlar de forma ágil configuraciones clave.

Overview

Proporciona una vista centralizada de la activation.

Desde aquí puedes:

• Editar detalles de la activation
• Gestionar invitaciones
• Agregar hosts
• Previsualizar la página de la activation

Edit Activation Information

Actualiza los detalles principales y comparte el enlace de la activation:

• Share: Enlaces para distribuir el link de la activation.
• Edit: Modifica privacidad, tipo de activation, nombre, descripción, timezone, horario, recurrencia, tags y ubicación física.

Invitations

Invita participantes mediante:

• Ingreso manual
• Carga de archivo CSV
• Reutilización de contactos previos

También se pueden invitar hosts. Si la activation usa un Verse, los hosts reciben permisos para ayudar a gestionar el verse.

Activation Page

Previsualiza la página visible para los asistentes. Usa View Full Activation Page para confirmar diseño y contenido.

Audience

Gestiona invitados y hosts:

Guests

• Invita invitados mediante email o CSV upload.
• Before Publishing:
  • Las invitaciones se guardan pero no se envían.
• After Publishing:
  • Las invitaciones se envían automáticamente.
  • Los estados de RSVP se actualizan en tiempo real.
  • Si el evento incluye tickets, los invitados pueden acceder sin pago.

Hosts

Asigna roles de host a usuarios con los siguientes permisos:

• Manager:

  • Acceso de edición completo a la activation.
  • Recibe una notificación por email.
  • Puede acceder a la activation desde su Activation tab.

• Host:

  • Para virtual activations dentro de un Verse.
  • Concede permiso para gestionar la metaverse room.

Schedule

Planifica el flujo de la activation:

• Presenters: Agrega personas que liderarán sesiones.
• Presentations: Crea y asigna sesiones.
• Timeline: Organiza automáticamente las sesiones por fecha.

Los presenters pueden añadirse con imagen de perfil, nombre y email. Usa filtros para ordenarlos y asignarlos a presentaciones.

Presentations

Para crear una sesión dentro de tu activation, selecciona + Add Presentation y completa los siguientes campos:

• Upload Media: Agrega una imagen o video (tamaño máximo 5 MB) para representar visualmente la sesión.
• Name: Título de la presentación o actividad.
• Description: Resumen breve del contenido de la sesión.
• Capacity: Número máximo de asistentes permitidos.
• Start/End Date & Time: Define la duración de la sesión.
• Presenters: Asigna uno o más presenters de tu lista existente.
• Physical Address: Indica la ubicación real con:
  • Country, State/Province & City
  • Street Address
  • Location Name (p. ej., Convention Center, Hall A)
  • Postal Code

Todas las sesiones agregadas aparecen en una lista con estilo timeline, organizadas por día. Cada tarjeta muestra el título, la hora, la miniatura y los presenters asignados. Usa el menú de acciones (…) de cada tarjeta para editar o eliminar sesiones.

🔹 Recommendation: Para un flujo más fluido y mayor engagement, considera organizar tu activation en sesiones independientes si incluye múltiples actividades a lo largo del día (p. ej., Opening Keynote, Workshop, Social Gathering).

Registration

La pestaña Registration te permite gestionar la asistencia y, si aplica, configurar opciones de ticketing. Por defecto, los usuarios pueden hacer RSVP sin tickets. Sin embargo, para eventos de pago o con acceso controlado, se pueden agregar tickets.

Activation Capacity

La capacidad define el número máximo de registrados. Se calcula así:

• With Presentations: La capacidad total es la suma de los límites de cada presentación.
  Ejemplo: Tres sesiones con capacidades de 10, 15 y 20 resultan en una capacidad total de 45.

• Without Presentations: La capacidad puede fijarse manualmente mediante la opción Edit.

Tickets

Los tickets se listan con sus límites de uso y precios. Si tu evento requiere pago, puedes establecer el precio aquí; esto se conectará con la cuenta de Stripe de tu organización.

El primer ticket creado se vincula automáticamente al botón RSVP en la página de la activation, convirtiéndose en la opción predeterminada.

Para crear un ticket:

1. Selecciona + Add en la sección Tickets.
2. Completa los siguientes campos:
   • Ticket Name: Etiqueta visible (p. ej., General Admission, VIP Pass).
   • Description: Detalles adicionales, beneficios o reglas de acceso.
   • Price & Currency: Define el costo; usa 0 para tickets gratuitos.
   • Sales Start/End: Programa la disponibilidad del ticket.
   • Discount Codes (opcional): Agrega descuentos promocionales.
3. Haz clic en Create Ticket para guardar.

Puedes gestionar, editar o eliminar tickets usando el menú de acciones.

🔹 Recommendation: Usa múltiples tipos de tickets para distintos niveles de participación (p. ej., Free Registration, VIP Access).

Notifications

La pestaña Notifications habilita la comunicación por email automatizada con los invitados antes, durante y después de la activation. Cada notificación puede activarse/desactivarse, previsualizarse y personalizarse.

Email Types

• RSVP Invitation: Se envía al invitar a un invitado; incluye detalles de la activation y un botón de RSVP.
• RSVP Confirmation: Se envía después de que el invitado responde; proporciona información de acceso y detalles de la activation.
• Session Registration Confirmation: Se envía cuando un invitado se registra a una sesión específica de la activation.
• Activation Reminders: Se envían a los participantes registrados antes de la activation para asegurar asistencia.
• Post-Activation Feedback Request: Se envía tras finalizar la activation para recopilar valoraciones y comentarios.

Cada email puede personalizarse. Hay opción de vista previa y de envío de pruebas.

🔹 Recommendation: Mantén los mensajes concisos y alineados con la identidad de tu activation para mejorar el engagement y evitar filtros de spam.

Embed

La pestaña Embed permite promocionar tu activation externamente incrustándola en sitios web o sistemas de gestión de contenidos.

Embed Options

• HTML Code Snippet: Copia y pega el código <iframe>.
• Custom Sizing: Ajusta los atributos de ancho y alto.
• Styling: Por defecto incluye borde y esquinas redondeadas; se puede estilizar adicionalmente con CSS.
• Fullscreen Option: Activa allowfullscreen para vista expandida.

En esta pestaña también puedes ver un preview en vivo que muestra cómo se verá la tarjeta incrustada, incluyendo:

• Título, fecha y hora de la activation
• Estado de privacidad
• Tipo de activation
• Detalles del host y descripción

Los visitantes pueden hacer clic en View Full Activation Page para ir a la landing page completa de la activation.

🔹 Recommendation: Incrusta tu activation en sitios de partners, blogs o páginas de tu organización para aumentar la visibilidad y los RSVPs.

Analytics

La pestaña Analytics ofrece información sobre el engagement de la audiencia tanto a nivel de la activation como de presentaciones individuales.

Time Range

Los datos pueden filtrarse por periodo de tiempo (p. ej., Last 7 Days, Last 30 Days).

Event-Level Metrics

• Page Views: Visitas totales a la página de la activation
• Active Users: Participantes únicos
• Avg. Session Duration: Tiempo promedio por visita
• Avg. Engagement Time: Tiempo de interacción activa
• Device Category & Countries: Distribución por dispositivo y región
• Operating System & Browser: Plataformas utilizadas
• Traffic Sources & Events: Fuentes de tráfico e interacciones clave

Presentation-Level Metrics

Las mismas métricas anteriores, enfocadas en cada sesión. Incluye desglose por dispositivo, ubicación y engagement.

Recommendation: Usa datos comparativos para refinar futuras agendas y optimizar la compatibilidad de la plataforma.

Activation Feedback

Recopilado mediante el Post-Activation Feedback Email. Muestra calificaciones y comentarios enviados por los asistentes.

Advanced

La pestaña Advanced incluye opciones para duplicar o cancelar tu activation.

Clone Event

• Purpose: Crear una nueva activation con la misma configuración.
• Copied: Detalles, agenda y configuraciones
• Not Copied: Lista de invitados y notificaciones
• Use Case: Ideal para formatos recurrentes o para agilizar la configuración.

Cancel Event

• Purpose: Archivar la activation y notificar a los invitados registrados.
• Effect: La activation se mueve a la pestaña Archived.
• Use Case: Adecuado para eventos pospuestos o cancelados.

🔹 Recommendation: Usa la clonación para ganar eficiencia; cancela solo cuando sea necesario para conservar registros e informar a los participantes.

RSVP y Booking

Tras gestionar tu activation, puedes publicarla y acceder a su landing page desde la pestaña Overview en la página de gestión o haciendo clic en su tarjeta en la página Activations.

Todas las activations —Virtual, In-Person o Hybrid— requieren RSVP. Esto garantiza un registro preciso y permite a los organizadores gestionar la asistencia de forma eficaz.

RSVP para una activación sin presentaciones

Para activations que constan de una única sesión principal (sin sesiones individuales):

En eventos In-Person, el RSVP genera un ticket digital con código QR que debe escanearse en el lugar para confirmar el acceso.

RSVP para una activación con presentaciones

Para activations que incluyen presentaciones programadas:

• Los invitados deben seleccionar las sesiones específicas durante el proceso de RSVP.
• Una vez confirmado, el RSVP queda bloqueado a esas selecciones.
• Para unirse a sesiones adicionales, deberán reservarlas individualmente mediante la barra lateral Schedule.

Gratis vs. Activaciones pagas

• Gratis → Los invitados deben crear una cuenta para hacer RSVP. Esto permite a los organizadores llevar un seguimiento de asistencia y engagement. El registro gratuito se habilita automáticamente cuando no se añade ningún ticket durante la configuración de Registration.

• Activaciones pagas → Cuando los invitados hacen clic en Get Ticket, se les redirige a Stripe para completar la compra. El registro se confirma tras el pago exitoso. Esta opción se configura agregando un ticket en la gestión de Registration.

Email de confimación

Tras completar el RSVP o la reserva, los invitados reciben un email de confirmación que incluye:

• Detalles de la activation (fecha, hora y formato)
• Ticket (para eventos presenciales) o enlace de acceso (para eventos virtuales)
• Opciones de integración con calendario (Google, Outlook)

Este proceso garantiza que el acceso se otorgue exclusivamente a través de la landing page oficial de la activation, de acuerdo con la configuración de privacidad definida por el organizador.