Virtual Activations

Las virtual activations son eventos alojados dentro de un entorno digital como un Verse, o a través de plataformas externas accesibles por URL (p. ej., Zoom, Google Meet). Los participantes pueden unirse de forma remota desde cualquier ubicación.

Solo los usuarios con acceso a las aplicaciones de XRHub y con los permisos apropiados —como Event Managers o administradores— están autorizados para crear y ver virtual activations.

Creación de activaciones virtuales

Para comenzar, navega a la pestaña Activations y selecciona Create Activation.

Esto abre la interfaz de creación del evento, donde puedes configurar lo siguiente:

• Nombre y descripción del evento
• Configuración de privacidad
• Tipo de activation (virtual, in-person o hybrid)
• Parámetros de ubicación y programación

Privacy

Elige el nivel de visibilidad apropiado para tu activation:

• Public: Accesible para todos los usuarios de la plataforma y listada automáticamente en la pestaña Community.
• Private: Restringida a participantes invitados o usuarios con permisos explícitos de acceso.
• Unlisted: No se lista públicamente; solo es accesible para quienes reciben el enlace directo del evento.

Activation Types

Elige el formato de activation que deseas configurar, en este caso, Virtual:

• Virtual: Alojada completamente en línea dentro del entorno digital de XRHub.
• Hybrid: Combina participación virtual y presencial.
• In-Person: Se realiza exclusivamente en una ubicación física.

Information

Completa la información necesaria para la activation:

• Name: Un título claro y descriptivo.
• Description: Un resumen conciso del tema u objetivos de la sesión.
• Timezone: Garantiza una programación precisa en distintas regiones.
• Start Date / Time: Especifica cuándo inicia la activation.
• End Date / Time: Define la duración de la sesión.
• Recurrence:
  • Does not repeat: Evento de una sola ocasión.
  • Daily / Weekly / Monthly: Genera sesiones recurrentes automáticamente.
• Tags: Palabras clave para mejorar la descubribilidad (p. ej., “Workshop”, “Training”, “Networking”).
• Category: Se utiliza para categorizar las activaciones en la pestaña Comunidad, lo que facilita la navegación por tema o colección.
• Virtual Location: Selecciona o crea el espacio digital dentro de XRHub donde se llevará a cabo la activation.
• Image/Video Upload: Añade recursos visuales. Formatos soportados:
  • Images: JPEG, JPG, PNG, WebP
  • Videos: MP4, WebM, OGG, MOV
  • Max file size: 5MB
  • Recommended aspect ratio: 16:9

Después de esto, puedes publicar la activation tal cual o seguir afinándola en la sección de gestión de activations.

Configuración y Publicación de las Virtual Activations

Cuando creas una activation, se guarda automáticamente como Draft. Los drafts permanecen ocultos para los asistentes hasta que se publiquen.

Desde el Activations Dashboard, puedes gestionar tus drafts con el menú de acciones rápidas.

Haz clic en el botón Manage en el menú desplegable para abrir la página de configuración o publicar tu activation.

El menú superior de navegación da acceso a pestañas especializadas para controlar de forma ágil configuraciones clave.

Overview

Proporciona una vista centralizada de la activation.

Desde aquí puedes:

• Editar los detalles del evento
• Gestionar invitaciones
• Agregar hosts
• Previsualizar la página del evento

Edit Event Information

Actualiza los detalles principales y comparte el enlace de la activation:

• Share: Enlaces para distribuir el link de la activation.
• Edit: Modifica privacidad, tipo de activation, nombre, descripción, timezone, agenda, recurrencia, tags y virtual location.

Invitations

Invita participantes mediante:

• Ingreso manual
• Carga de archivo CSV
• Reutilización de contactos previos

También se pueden invitar hosts. Si la activation usa un Verse, los hosts reciben permisos para ayudar a gestionar el verse.

Event Page

Previsualiza la landing page visible para los asistentes. Usa View Full Event Page para confirmar diseño y contenido.

Audience

Gestiona invitados y hosts:

• Guests: Invita por email o CSV.
  • Before Publishing: Las invitaciones se almacenan pero no se envían.
  • After Publishing: Las invitaciones se envían; los estados se actualizan automáticamente.
• Hosts: Asigna roles:
  • Manager: Acceso completo
  • Host: Permisos limitados

Schedule

Planifica el flujo del evento:

• Presenters: Añade personas que liderarán sesiones.
• Presentations: Crea y asigna sesiones.
• Timeline: Organiza automáticamente las sesiones por fecha.

Los presenters pueden añadirse con imagen de perfil, nombre y email. Usa filtros para ordenarlos y asignarlos a presentaciones.

Presentations

Para crear una sesión dentro de tu activation, selecciona + Add Presentation y completa los siguientes campos:

• Name: Título de la presentación o actividad.
• Description: Resumen breve del contenido de la sesión.
• Capacity: Número máximo de asistentes permitidos.
• Start/End Date & Time: Define la duración de la sesión.
• Presenters: Asigna uno o más presenters de tu lista existente.
• Select Verse: Enlaza un Verse si la sesión se realizará en un entorno virtual.
• Upload Media: Añade una imagen o video (tamaño máximo 5 MB) para representar visualmente la sesión.

Todas las sesiones agregadas aparecen en una lista tipo timeline, organizadas por día. Cada tarjeta muestra el título, la hora, la miniatura y los presenters asignados. Usa el menú de acciones (…) de cada tarjeta para editar o eliminar sesiones.

🔹 Recommendation: Para un flujo más fluido y mayor engagement, considera organizar tu activation en sesiones independientes si incluye múltiples actividades (p. ej., Opening Keynote, Workshop, Social Gathering).

Registration

La pestaña Registration te permite gestionar la asistencia y, si corresponde, configurar opciones de ticketing. Por defecto, los usuarios pueden hacer RSVP sin tickets. No obstante, para eventos de pago o con acceso controlado, se pueden añadir tickets.

Event Capacity

La capacidad define el número máximo de registrados. Se calcula así:

• With Presentations: La capacidad total es la suma de los límites individuales de cada presentación.
  Ejemplo: Tres sesiones con capacidades de 10, 15 y 20 resultan en una capacidad total de 45.
  Nota: Si está vinculada a un Verse, cada presentación admite un máximo de 50 invitados.

• Without Presentations: La capacidad puede establecerse manualmente mediante la opción Edit.

Tickets

Para crear un ticket:

1. Selecciona + Add en la sección Tickets.
2. Completa los siguientes campos:
   • Ticket Name: Etiqueta visible (p. ej., General Admission, VIP Pass).
   • Description: Detalles adicionales, beneficios o reglas de acceso.
   • Price & Currency: Define el costo; usa 0 para tickets gratuitos.
   • Sales Start/End: Programa la disponibilidad del ticket.
   • Discount Codes (opcional): Añade precios promocionales.
3. Haz clic en Create Ticket para guardar.

Los tickets aparecen en la lista con límites de uso y precios. El primer ticket creado se vincula automáticamente al botón RSVP en la página del evento. Puedes editar o eliminar tickets con el menú de acciones.

🔹 Recommendation: Usa múltiples tipos de tickets para distintos niveles de participación (p. ej., Free Registration, VIP Access).

Notifications

La pestaña Notifications habilita la comunicación por email automatizada con los invitados antes, durante y después de la activation. Cada notificación puede activarse/desactivarse, previsualizarse y personalizarse.

Email Types

• RSVP Invitation: Se envía cuando se invita a un huésped; incluye detalles de la activation y un botón de RSVP.
• RSVP Confirmation: Se envía después de que el invitado responde; proporciona información de acceso y detalles del evento.
• Session Registration Confirmation: Se envía cuando un invitado se registra en una sesión específica dentro de la activation.
• Event Reminders: Se envían a los participantes registrados antes del evento para asegurar asistencia.
• Post-Event Feedback Request: Se envía tras concluir la activation para recopilar valoraciones y comentarios.

Cada email puede personalizarse. Hay opción de vista previa y de envío de pruebas.

Recommendation: Mantén mensajes concisos y alineados con la identidad de tu evento para mejorar el engagement y evitar filtros de spam.

Embed

La pestaña Embed permite promocionar tu activation externamente incrustándola en sitios web o sistemas de gestión de contenidos.

Embed Options

• HTML Code Snippet: Copia y pega el código <iframe> proporcionado.
• Custom Sizing: Ajusta los atributos de ancho y alto.
• Styling: Por defecto incluye borde y esquinas redondeadas; se puede personalizar con CSS.
• Fullscreen Option: Activa allowfullscreen para vista expandida.

En esta pestaña también puedes ver un preview en vivo que muestra cómo se verá la tarjeta incrustada, incluyendo:

• Título, fecha y hora del evento
• Estado de privacidad
• Tipo de evento
• Detalles del host y descripción

Los visitantes pueden hacer clic en View Full Event Page para acceder a la landing page completa de la activation.

🔹 Recommendation: Incrusta tu activation en sitios de partners, blogs o páginas institucionales para aumentar la visibilidad y los RSVPs.

Analytics

La pestaña Analytics proporciona información sobre el engagement de la audiencia tanto a nivel del evento como de presentaciones individuales.

Time Range

Los datos pueden filtrarse por periodo de tiempo (p. ej., Last 7 Days, Last 30 Days).

Event-Level Metrics

• Page Views: Visitas totales a la página del evento
• Active Users: Participantes únicos
• Avg. Session Duration: Tiempo promedio por visita
• Avg. Engagement Time: Tiempo de interacción activa
• Device Category & Countries: Distribución por dispositivo y región
• Operating System & Browser: Plataformas utilizadas
• Traffic Sources & Events: Rutas de referencia e interacciones clave

Presentation-Level Metrics

Las mismas métricas anteriores, enfocadas en cada sesión. Incluye desglose por dispositivo, ubicación y engagement.

Recommendation: Usa datos comparativos para refinar futuras agendas y optimizar la compatibilidad de la plataforma.

Event Feedback

Recopilado mediante el Post-Event Feedback Email. Muestra calificaciones y comentarios enviados por los asistentes.

Advanced

La pestaña Advanced incluye opciones para duplicar o cancelar tu activation.

Clone Event

• Purpose: Crear una nueva activation usando la misma configuración.
• Copied: Detalles del evento, agenda y configuraciones
• Not Copied: Lista de invitados y notificaciones
• Use Case: Ideal para formatos recurrentes o una configuración ágil.

Cancel Event

• Purpose: Archivar la activation y notificar a los invitados registrados.
• Effect: El evento se mueve a la pestaña Archived.
• Use Case: Adecuado para eventos pospuestos o discontinuados.

🔹 Recommendation: Usa la clonación para ganar eficiencia; cancela solo cuando sea necesario para conservar registros e informar a los participantes.

RSVP y Booking

Tras gestionar tu activation, puedes publicarla y acceder a su landing page desde la pestaña Overview en la página de gestión o haciendo clic en su tarjeta en la página Activations.

Todas las activations —Virtual, In-Person o Hybrid— requieren RSVP. Esto garantiza un registro preciso de participantes y permite a los organizadores gestionar la asistencia de forma eficaz.

RSVP para una activación sin presentaciones

Para activations que consisten en una sola sesión principal (sin sesiones individuales):

• Virtual Events: Los invitados hacen RSVP mediante el Verse/URL provisto y acceden al evento desde la landing page de la activation.
• In-Person Events: El RSVP genera un ticket digital con código QR, que debe escanearse en el lugar para confirmar el acceso.

RSVP para una activación con presentaciones

Para eventos que incluyen presentaciones programadas:

• Los invitados deben seleccionar las sesiones específicas durante el proceso de RSVP.
• Una vez confirmado, el RSVP queda bloqueado a esas selecciones.
• Para unirse a sesiones adicionales, los invitados deben reservarlas individualmente mediante la barra lateral Schedule.

Gratis vs. Activaciones pagas

• Gratis: Los invitados deben crear una cuenta para hacer RSVP. Esto permite a los organizadores hacer seguimiento de asistencia y engagement. El registro gratuito se habilita automáticamente cuando no se agrega ningún ticket durante la configuración de Registration.

• Activaciones pagas: Durante el RSVP, los invitados son redirigidos a Stripe para completar la compra del ticket. El registro se confirma tras el pago exitoso. Esta opción se configura agregando un ticket en la gestión de Registration.

Email de confimación

Tras completar el RSVP o la reserva, los invitados reciben un email de confirmación que incluye:

• Detalles del evento (fecha, hora, formato)
• Ticket (para eventos presenciales) o enlace de acceso (para eventos virtuales)
• Opciones de integración con calendario (Google, Outlook)

Este proceso garantiza que el acceso se otorgue exclusivamente a través de la landing page oficial de la activation, de acuerdo con la configuración de privacidad definida por el organizador.